في مكاتب كثيرة، قد تكفي رسالة" مرحبا" بلا سياق أو بريد إلكتروني طويل بلا داع أو تأخر في الرد رغم الظهور متصلا، كي تتوتر الأجواء بين الزملاء من دون أن يجرؤ أحد على الكلام.
هذه التفاصيل الصغيرة في أسلوب التواصل اليومي ليست مجرد إزعاج عابر، بل يمكن أن تتحول، كما يوضح تقرير لمجلة" تايم" (Time) الأمريكية، إلى سبب رئيسي في سوء الفهم وتآكل الثقة وانخفاض الرضا عن العمل، بل حتى رغبة البعض في مغادرة وظائفهم.
list 1 of 2" نزهة التفكير".
ماذا يحدث لعقلك بعد 10 دقائق من المشي الصامت؟list 2 of 2هل يمكن تعلم التعاطف؟ تجربة لمدة 10 أسابيع قد تغير علاقاتك وصحتك النفسيةانطلاقا من آراء خبراء في تواصل العمل وعلم النفس التنظيمي، يستعرض التقرير 12 عادة تواصلية شائعة تثير ضيق الزملاء، ويقترح طرقا بسيطة لتصحيحها.
في ما يلي أبرز هذه العادات وكيفية تجاوزها:1.
الإطالة غير الضرورية في الرسائلأحد أكثر الأخطاء شيوعا في بيئة العمل هو الإطالة غير الضرورية في الرسائل والمحادثات، إذ يغرق بعض الموظفين في تفاصيل تهمهم شخصيا لكنها تشتت زملاءهم وتجعلهم يضطرون لإعادة القراءة لفهم الهدف الحقيقي من الرسالة.
تؤكد أليسون غرين، مؤسسة مدونة" اسأل المدير" (Ask a Manager)، أن التواصل الفعال يبدأ دائما بسؤال: ما الذي يحتاج الشخص الآخر إلى معرفته فعلا؟ وتشدد على أن تبني ثقافة واضحة في التراسل المهني، تركز على الجوهر أولا مع إتاحة التفاصيل عند الحاجة فقط، يساعد على تبسيط التواصل وتقليل الإرباك ورفع إنتاجية الفريق.
بدء الرسالة بتحية قصيرة مثل" مرحبا" أو" أهلا" ثم التوقف، يخلق غموضا غير ضروري ويجعل الزميل يحاول التخمين حول طبيعة الطلب أو الموضوع.
الجمع بين التحية المختصرة والانتقال السريع إلى الهدف -تحية ثم جملة توضح المطلوب أو سبب التواصل- يعزز الوضوح ويقلل حالة الترقب غير المفيدة ويوفر وقت الطرفين.
3.
الضغط قبل الموعد النهائيتحديد موعد نهائي لإنجاز مهمة ثم المتابعة بشكل متكرر قبل حلول هذا الموعد، يربك الفريق ويثير تساؤلات حول تغير الأولويات أو وجود مشكلة خفية.
تشير غرين إلى أن هذا السلوك يكون غالبا بدافع القلق الشخصي لا سوء النية، لكنها توصي عند الحاجة للمتابعة أو التعجيل بأن يكون ذلك مصحوبا بتوضيح صريح لأي تغييرات في المواعيد أو الأسباب الحقيقية للاستعجال، حتى لا يشعر الآخرون بضغط غير مبرر.
التأخر في الرد على الرسائل، خاصة في ظل ظهور الشخص" متصلا" أو نشطا على المنصات الداخلية، يخلق حالة قلق وضيق لدى الزملاء وقد يفتح الباب لتفسيرات سلبية.
تقول خبيرة القيادة ومؤلفة كتاب" لغة الجسد الرقمية" (Digital Body Language) إيريكا دهاوان، إن إرسال إشعار سريع بالاستلام أو رد مختصر يحدد وقتا لاحقا للرد التفصيلي، يخفف هذا القلق ويعزز الاحترام المتبادل ويمنح الآخرين توقعات واضحة عوض تركهم في حالة انتظار.
5.
عناوين غامضة للبريد الإلكترونيالعناوين غير الدقيقة أو العامة جدا في البريد الإلكتروني تجبر المتلقي على تخمين محتوى الرسالة والهدف منها، أو تأجيل قراءتها.
تشير عالمة النفس المتخصصة في بيئة العمل ليان دافي إلى أن العناوين الواضحة التي تحدد طبيعة الرسالة -معلومة أو طلب أو قرار- والوقت المتوقع للرد أو الإجراء المطلوب، تساعد على تسريع التواصل وتنظيم الأولويات لدى المتلقي.
6.
تخفيف النقد إلى حد ضياع المعنىبدافع اللطف أو الخشية من إحراج الزملاء، يميل بعض المديرين أو الزملاء إلى تخفيف النقد بشكل مبالغ فيه، حتى تضيع الرسالة الأساسية أو تفهم بشكل معاكس.
تؤكد غرين أن النقد الفعال يجب أن يكون واضحا ومباشرا ومحترما في الوقت نفسه: لا جارحا ولا غامضا.
وضوح الملاحظات يساعد على التصحيح والتطور، بينما الغموض بدافع" المجاملة" يترك الأخطاء مستمرة ويزيد الإحباط لدى الطرفين.
7.
دعوات غامضة للاجتماعاتدعوة الزملاء إلى اجتماعات بلا هدف محدد أو دون مشاركة جدول أعمال مسبقا، تخلق توترا إضافيا وتشعورا بأن الوقت قد يهدر.
تحديد موضوع الاجتماع بإيجاز والأهداف المرجوة والوقت المتوقع وأدوار الحضور، يقلل القلق ويزيد فعالية النقاشات ويمنح المشاركين فرصة للاستعداد وعدم الشعور بالمفاجأة أو" الاستدعاء" غير المبرر.
8.
نقل التوتر إلى الزملاءالتنفيس عن ضغوط العمل بشكل عفوي أمام الزملاء أو مشاركة القلق بطرق مبالغ فيها، يمكن أن ينقل حالة التوتر إلى الفريق بأكمله.
توضح أستاذة علم النفس بجامعة نيويورك تيسا ويست أن الموظف قد لا يدرك أن تعليقاته المتشائمة أو نبرته المنفعلة تؤثر في من حوله.
وهي توصي بمحاولة إدارة الانفعالات أولا، ثم مناقشة المشكلات بهدوء وبطريقة تركز على الحلول، حفاظا على توازن بيئة العمل.
9.
إهمال قواعد التواصل المتفق عليهافي كثير من الفرق، توضع معايير واضحة لأدوات التواصل -مثل البريد والمنصات الفورية والاجتماعات- وأوقات الرد، وحدود الإزعاج خارج ساعات العمل.
تجاهل هذه المعايير أو عدم الالتزام بها يؤدي إلى سوء فهم وتضارب وتداخل في المهام.
تبرز أهمية أن يعيد الفريق بين حين وآخر التذكير بهذه القواعد وتحديثها عند الحاجة والالتزام بها بوصفها" ميثاقا" مشتركا يحترمه الجميع، لا مجرد توصيات اختيارية.
الاجتماعات التي تفتقر إلى جدول أعمال واضح أو تخرج عن الموضوع باستمرار أو لا تنتهي إلى قرارات محددة، تهدر وقت المشاركين وتشكل مصدر إحباط مزمن لهم.
في المقابل، الاجتماعات المخططة مسبقا، ذات الهدف المحدد والزمن المضبوط، والمدارة بحزم مع تدوين النقاط المتفق عليها وتوزيع المسؤوليات، تعزز الإنتاجية وتجنب الفريق شعور" الوقت الضائع".
التحدث بصوت عال أو إجراء مكالمات طويلة في الأماكن المشتركة أو التعليقات المتكررة في فضاء مفتوح، كلها عوامل تشتت انتباه الآخرين وتضعف تركيزهم، خصوصا في المكاتب المفتوحة.
وجود سياسة واضحة لمستويات الصوت في المساحات المشتركة، وتشجيع استخدام غرف الاجتماعات أو المساحات المخصصة للمكالمات، يساعد على خلق بيئة عمل أكثر هدوءا واحتراما لاحتياجات الزملاء المختلفة.
12.
مشاركة تفاصيل شخصية مفرطةالانفتاح في مكان العمل قد يكون إيجابيا في بناء الثقة، لكن مشاركة تفاصيل شخصية مفرطة أو حساسة يمكن أن تخلق إحراجا أو توترا أو شعورا بالعبء لدى الآخرين.
تقول ويست إن وضع حدود واضحة لما هو مناسب مشاركته في السياق المهني، يساعد في الحفاظ على الاحترام المتبادل ويجنب تحويل الزملاء إلى" مستمعين قسريين" لمشكلات لا تخصهم.
نحو" ميثاق تواصل" داخل الفريقتجمع آراء الخبراء -كما في تقرير" تايم" - على أن الوضوح والاحترام المتبادل وإدارة الوقت وتحديد توقعات واضحة للتواصل، هي أدوات أساسية لبيئة عمل صحية.
ويمكن تلخيص ذلك في خطوات عملية بسيطة:الاتفاق داخل الفريق على قنوات التواصل المفضلة لكل نوع من الرسائل، طارئة أم عادية أم رسمية.
وضع توقع تقريبي لسرعة الرد المقبولة، واحترام أوقات الراحة وخارج الدوام.
تشجيع العناوين الواضحة للرسائل، والجداول المحددة للاجتماعات.
فتح حوار صريح بين الحين والآخر حول ما يزعج الموظفين في أسلوب التواصل، وكيف يمكن تحسينه.
ومع وعي الموظفين وتطبيق تحسينات بسيطة في أسلوب التواصل اليومي، يمكن تحويل هذه العادات من مصادر إزعاج خفية إلى عناصر تعزز التعاون، وتزيد شعور الأفراد بالإنصاف والاحترام، وترفع الرضا الوظيفي داخل الفريق.
التعليقات (0)
لا توجد تعليقات حتى الآن. كن أول من يعلق!
أضف تعليقك